Entendiendo una Fuerza de Trabajo Distribuida
¿Necesitamos trabajar en una oficina para hacer nuestro trabajo? Esta es una pregunta que los trabajadores se han estado haciendo desde la década de 1970. El coworking, espacios compartidos, horarios flexibles: estas no son invenciones de los últimos años, aunque la pandemia de COVID-19 ciertamente sacudió significativamente la organización del trabajo. Muchas organizaciones, que claramente podían, cambiaron rápidamente al trabajo remoto y, incluso ahora, en tiempos pospandemia, continúan implementando este concepto de trabajo. Pero, ¿qué implica exactamente este concepto?
Un trabajo distribuido se refiere a empleados que trabajan juntos desde diferentes ubicaciones físicas: desde sus casas, espacios de coworking, oficinas satélite, diferentes ciudades o incluso países, en lugar de desde un único espacio de oficina.
Según Ernst & Young, el trabajo remoto se centra en el individuo, mientras que el trabajo distribuido abarca toda la organización y toma en cuenta la singularidad funcional y geográfica de cada empleado en el contexto de los objetivos comerciales más amplios de la empresa. De esta manera, una compañía puede reducir o eliminar costos de bienes raíces, emplear y utilizar talentos a nivel mundial, sin luchar con la necesidad de completar papeleo de inmigración. Los empleados pueden vivir y trabajar donde quieran, gestionando mejor su tiempo y manteniendo más fácilmente un equilibrio entre el trabajo y la vida privada.
Chris Marsh, director de investigación en el grupo de investigación tecnológica 451 Research de S&P Global Market Intelligence, describe el trabajo distribuido como una forma de “agilidad operacional”. Esto se puede definir como la necesidad de una mejor respuesta a los cambios del mercado, los requisitos emergentes de los clientes y nuevas amenazas competitivas.
El trabajo distribuido es una solución que puede servir como un modelo transicional práctico para cualquier empresa. Para las firmas cuyas operaciones se basan principalmente en el conocimiento en lugar de la producción, podría ser un modelo de organización de trabajo permanente.
Tipos de Modelos de Trabajo Distribuido
Los modelos de trabajo distribuido resultan exitosos en organizaciones de todos los tamaños, principalmente debido a los avances tecnológicos que facilitan la colaboración remota. Con una gama de opciones disponibles, las empresas tienen la flexibilidad de seleccionar entre varios modelos para adaptar sus estrategias de gestión de manera efectiva.
Trabajo Remoto
Este modelo permite a los miembros del equipo trabajar desde cualquier ubicación fuera de la oficina tradicional. Esto puede ser trabajar desde casa, un espacio de coworking o cualquier otro entorno propicio para la productividad. El trabajo remoto puede ser a tiempo completo, parcial o según sea necesario.
Trabajo Híbrido
El modelo de trabajo híbrido es una combinación de trabajo remoto y en sitio. Los empleados pueden venir a la oficina principal de la empresa en días especificados de la semana y trabajar de forma remota en otros. Este modelo ofrece un equilibrio, permitiendo una colaboración efectiva mientras se mantiene la flexibilidad.
Equipos Completamente Distribuidos
En este modelo, no hay un entorno de oficina tradicional, y todos los empleados trabajan de forma remota. La comunicación y la colaboración son completamente por medios digitales. Esta configuración permite a las empresas contratar talento de cualquier parte del mundo sin restricciones geográficas.
Trabajo Freelance y por Contrato
Muchas organizaciones confían en freelancers o contratistas que pueden trabajar de forma remota o en sitio para proyectos específicos o períodos. Este modelo permite a las empresas escalar su fuerza laboral hacia arriba o hacia abajo según sea necesario, sin los compromisos asociados con contratos de empleo a tiempo completo.
Modelo Hub-and-Spoke
Algunas empresas utilizan un modelo de oficina central y sucursales, donde hay una oficina central (“hub”) y varias ubicaciones o equipos remotos (“spoke”). Este modelo puede facilitar la presencia en el mercado regional y permitir una mezcla de entornos de trabajo remoto y en sitio.
Equipos Globales
Similar a los equipos completamente distribuidos, los equipos globales están esparcidos por diferentes países y zonas horarias. Este modelo se enfoca en aprovechar un grupo de talento global. Requiere la implementación de herramientas de comunicación confiables y estrategias de gestión para manejar diferencias culturales y de tiempo.
Vale la pena mencionar dos soluciones más que muchas empresas están adoptando actualmente: horas flexibles y trabajo bajo demanda. Aunque no están estrictamente vinculadas a la ubicación, las horas de trabajo flexibles complementan frecuentemente los modelos de trabajo remoto. Este enfoque permite a los empleados establecer sus horarios de trabajo, dentro de límites o directrices especificados, ofreciendo la flexibilidad para adaptarse a múltiples zonas horarias y horarios personales.
Por otro lado, el modelo de trabajo bajo demanda es prevalente en la economía gig, donde las tareas se completan según sea necesario, a menudo facilitado por plataformas digitales que conectan a freelancers con tareas o proyectos a corto plazo.
La Diferencia Entre el Trabajo Remoto y una Fuerza de Trabajo Distribuida
“Trabajo remoto” y “fuerza de trabajo distribuida” se usan frecuentemente de manera intercambiable, como si significaran lo mismo. Sin embargo, describen diferentes enfoques organizacionales y modelos operativos.
El trabajo remoto permite a los empleados completar sus tareas desde fuera del entorno físico convencional de la oficina. Esto podría ser desde cualquier ubicación que sea segura y en horarios que sean flexibles para ellos.
En contraste, una fuerza de trabajo distribuida implica una reestructuración significativa de cómo se organiza y opera una empresa, dirigida a funcionar de manera eficiente en múltiples ubicaciones. Esta estrategia aprovecha un grupo de talento más amplio y mejora la productividad al abarcar diferentes zonas horarias y situarse más cerca de los clientes internacionales. Siendo una parte central de la cultura y los métodos operativos de la empresa, una fuerza de trabajo distribuida exige un compromiso organizacional más profundo. Esto asegura que todos los empleados, sin importar su ubicación, puedan trabajar de manera productiva y efectiva.
Beneficios de Adoptar un Modelo de Fuerza de Trabajo Distribuida
Adoptar un modelo de fuerza de trabajo distribuida ofrece numerosos beneficios tanto para la empresa como para sus empleados. Vamos a delinearlos:
Beneficios para la Empresa
Acceso a un Grupo de Talento Global
Sin estar confinadas a una ubicación geográfica y física específica, las empresas pueden reclutar los mejores talentos de todo el mundo. Tal diversidad potencia la innovación y creatividad del equipo. Proporciona perspectivas frescas, habilitando nuevas formas de abordar problemas.
Ahorro de Costos
Eliminar la necesidad de espacios físicos de oficina ahorra en alquiler, servicios públicos, mantenimiento y las enormes cantidades de suministros y equipos de oficina.
Flexibilidad Operativa
Con empleados distribuidos a través de varias zonas horarias, las empresas pueden operar más allá del día laboral tradicional, acelerar la finalización de proyectos y ofrecer soporte al cliente las 24 horas con facilidad.
Resiliencia a las Fluctuaciones del Mercado
En un modelo de fuerza de trabajo distribuida, las interrupciones locales, como desastres naturales, huelgas o inestabilidad política, solo causan contratiempos temporales en ubicaciones específicas en lugar de detener toda la empresa.
Beneficios para los Empleados (e indirectamente para la empresa)
Aumento de la Productividad
Considera el aumento de productividad cuando se está libre de distracciones de la oficina, como una máquina de café ruidosa o un colega mascando chicle ruidosamente al lado tuyo. En sus entornos personalizados, los miembros del equipo distribuido pueden concentrarse mejor y trabajar más eficientemente que en una oficina abarrotada y ruidosa.
Aumento de la Satisfacción y Retención de Empleados
Los horarios de trabajo flexibles y la libertad de trabajar desde cualquier lugar suenan muy atractivos. Los empleados valoran la confianza y autonomía y aprecian la facilidad de equilibrar el trabajo y la vida personal, lo que lleva a tasas de retención más altas.
Atractivo para los Mejores Talentos
Cada profesional busca su empresa ideal, una que ofrezca flexibilidad. El modelo de trabajo distribuido sirve como una ventaja significativa en el mercado laboral competitivo y fortalece la marca del empleador.
♻️ Beneficios para el Medio Ambiente
También hay un pequeño bono adicional a este modelo: los beneficios ambientales.
Reducir los desplazamientos, disminuir la demanda de espacio de oficina, reduciendo así las emisiones de carbono y el consumo de energía, son aspectos especialmente valorados por las generaciones más jóvenes de empleados comprometidos que favorecen a las empresas activas ambientalmente. Sin embargo, para evitar acusaciones de lavado de imagen verde, una empresa debería integrar políticas apropiadas en su cultura desde el principio, en la etapa de diseñar su estrategia de fuerza de trabajo distribuida. Al proporcionar apoyo y liderazgo apropiado a los empleados, puede lograr genuinamente sus objetivos de sostenibilidad.
Desafíos de Gestionar una Fuerza de Trabajo Distribuida
La transición de un entorno de oficina tradicional a una fuerza de trabajo geográficamente distribuida presenta serios desafíos para las empresas, que van desde la necesidad de crear una cultura empresarial cohesiva en varias ubicaciones hasta asegurar datos sensibles en el contexto del trabajo remoto. Echemos un vistazo más de cerca.
Consideraciones Clave para Implementar una Fuerza de Trabajo Distribuida
Comenzando con lo básico, construir una cultura empresarial fuerte es desafiante cuando los empleados no comparten experiencias comunes en la misma ubicación física, lo que dificulta que sientan un sentido de pertenencia y unidad. Estos problemas no pueden ser simplemente pasados por alto. Lo que puede apoyar la integración son reuniones regulares de equipo a través de videoconferencias, diversas formas de actividades remotas (por ejemplo, juegos o pausas para café virtuales en lugar de una visita conjunta a la cafetería local) y comunicación transparente.
La comunicación efectiva es otro aspecto clave. La falta de interacción directa, cara a cara, y la dependencia en herramientas de comunicación digitales, como aplicaciones de mensajería y correos electrónicos, pueden llevar a malentendidos. Depende de los gerentes asegurar una comunicación de alta calidad, por ejemplo, requiriendo que los empleados enciendan sus cámaras durante las reuniones. Como humanos, nos gusta vernos; nos hace sentir más seguros, ya que el lenguaje corporal y el tono de voz facilitan el vínculo.
Gestionar una fuerza de trabajo distribuida también significa ajustar las operaciones del equipo a horarios flexibles y múltiples zonas horarias, complicando la planificación y la colaboración en tiempo real. Aquí es donde las herramientas para el trabajo asincrónico son útiles, como aplicaciones de gestión de proyectos, así como programar chequeos regulares para todo el equipo en el calendario de la empresa. De esta manera, los empleados distribuidos, sin importar su ubicación, tendrán la oportunidad de participar activamente en la vida de la empresa y trabajar hacia sus objetivos.
Lo que a menudo disuade a las empresas de usar un modelo de fuerza de trabajo distribuida es el nivel de complejidad administrativa. Diferentes ubicaciones y países significan diferentes jurisdicciones y regulaciones legales. Navegar a través de un mar de documentos no es una tarea fácil. Las grandes corporaciones frecuentemente recurren a soluciones que incluyen establecer oficinas satélite o contratar socios locales. Esto facilita la gestión del cumplimiento y el cumplimiento de obligaciones legales hacia los empleados remotos.
Asegurando los Datos de Tu Fuerza de Trabajo Distribuida
El trabajo remoto presenta la tentación de trabajar desde espacios públicos, como cafeterías, parques o incluso autobuses. Esto introduce un riesgo significativo para la seguridad de los datos. A menudo sin saberlo, los empleados acceden a activos corporativos a través de redes inseguras.
Para contrarrestar estas amenazas, las empresas deben implementar medidas de seguridad robustas adaptadas a entornos de trabajo distribuidos. Esto implica el uso de Redes Privadas Virtuales (VPNs), autenticación multifactor (MFA) y canales de comunicación encriptados para asegurar la confidencialidad de los datos. Una prioridad máxima es la educación continua de los empleados remotos sobre las mejores prácticas en ciberseguridad y los riesgos de seguridad potenciales asociados con el uso de redes Wi-Fi públicas. Enfatizamos la educación continua porque las amenazas están constantemente evolucionando, a menudo ayudadas por la tecnología moderna (por ejemplo, la tecnología deepfake).
La forma más efectiva de minimizar el riesgo de pérdida de datos es a través de herramientas que permiten compartir archivos de forma segura, trabajo colaborativo en proyectos y gestión de tareas sin comprometer la integridad de los datos sensibles de la empresa. Realizar auditorías de seguridad regulares y actualizaciones a la infraestructura de TI de la empresa también fortalecerá la protección contra amenazas.
Mejores Prácticas para Gestionar una Fuerza de Trabajo Distribuida
Adoptar estas mejores prácticas en la gestión de una fuerza de trabajo distribuida ayuda a las empresas a maximizar los beneficios del trabajo remoto y geográficamente disperso. La supervivencia de una empresa en un modelo distribuido depende de cuán fuerte y bien organizado sea su liderazgo. Recuerda que:
✔️ Siempre comienza desde arriba. La alta dirección debe estar completamente comprometida.
✔️ La vida de la empresa se desarrolla en línea. En una red segura donde todos tienen derecho a expresar sus opiniones y disfrutar de sus derechos laborales.
✔️ Sin visión y cultura organizacional, nada tendrá éxito. Las acciones de cada ubicación deben estar alineadas con la visión de la empresa.
✔️ Debes actuar de manera inclusiva. Graba las reuniones para aquellos que estén ausentes, crea transcripciones de grabaciones para revisión.
✔️ Organizar la vida de la empresa más allá del mundo en línea es clave para construir lazos duraderos. Integra al equipo en persona siempre que sea posible.
Estrategias para Liderar un Equipo Distribuido
Liderar un equipo distribuido, con miembros trabajando desde varias ubicaciones físicas, requiere un enfoque proactivo para asegurar una comunicación efectiva, colaboración y una cultura de trabajo remoto de apoyo.
Para los gerentes, a menudo el enlace principal entre un empleado y la empresa, mantener una comunicación regular con el equipo debería ser una prioridad. Su rol se extiende más allá de monitorear el progreso y evaluar el trabajo para proporcionar apoyo y ofrecer orientación constructiva. Los empleados que carecen de contacto regular pueden sentirse excluidos del equipo remoto y volverse menos productivos.
Herramientas para la Transición a un Modelo de Trabajo Distribuido
La transición a un modelo de trabajo distribuido implica aprovechar la tecnología moderna para facilitar la comunicación y colaboración entre trabajadores remotos. Las herramientas de gestión de proyectos, aplicaciones de comunicación y herramientas de comunicación digital ayudarán en la coordinación de tareas y mantenimiento del flujo de trabajo a través de diferentes ubicaciones y zonas horarias. Además de apoyar la comunicación, también ayudan a proteger datos sensibles de la empresa, abordando los riesgos de seguridad potenciales asociados con el trabajo remoto y distribuido.
Las herramientas adecuadas pueden tener un impacto significativo en cómo los empleados dispersos se comprometen con su trabajo e interactúan entre sí, promoviendo un ambiente de trabajo cohesivo independientemente de la ubicación física.
Manteniendo la Conexión Entre Empleados de Oficina y Remotos en Empresas Distribuidas
Crear una cultura empresarial unificada en un ambiente de trabajo distribuido requiere estrategias intencionales para mantener lazos entre trabajadores de oficina y remotos. Esto se puede lograr asegurando que ambos grupos tengan acceso igual a la información (por ejemplo, a través de una base de conocimientos de la empresa) y oportunidades de colaboración. Organizar actividades de construcción de equipo virtuales puede fomentar un sentido de pertenencia y alentar el desarrollo de relaciones de trabajo fuertes entre todos los empleados. Además, intentar reconocer y celebrar públicamente los logros de los trabajadores remotos puede mejorar el compromiso de los empleados y reforzar su valor para el equipo.
Organizando Reuniones con Trabajadores Remotos en Múltiples Ubicaciones y Zonas Horarias
Organizar reuniones con trabajadores remotos en múltiples ubicaciones y zonas horarias presenta desafíos, pero no es imposible. Una planificación cuidados a y el uso de herramientas digitales, tales como:
- Calendarios para programar tiempos convenientes para empleados en diferentes zonas horarias;
- Plataformas de videoconferencia y comunicadores para reuniones virtuales;
- Chats corporativos seguros y mensajería instantánea para intercambio rápido de información.
- Asegurar que las reuniones tengan una agenda establecida puede ayudar a gestionar la atención de los participantes y hacer las reuniones más productivas.
¿Qué más puede ayudarte a organizar efectivamente tareas para trabajadores distribuidos?
Comunicando Decisiones Importantes en Todas las Ubicaciones Geográficas
Incluye en tu plan de incorporación de nuevos empleados que cada decisión en la empresa debe ser comunicada. Ya sea a través de una publicación en una base de datos compartida o sistema de gestión de contenido, o un mensaje en un canal de comunicación seleccionado. Los retrasos causados por miembros del equipo trabajando con información desactualizada pueden costar al equipo mucho más tiempo que compartir información proactivamente.
Si tu empresa emplea equipos remotos, no solo individuos, recuerda enfocarte en construir una cultura de “Nosotros”. Evita dejar que los equipos compitan por soluciones y procedimientos. ¡Están destinados a trabajar juntos! Solo esto permitirá que tu revolución de trabajo remoto tenga éxito.
Minimizando Barreras Cognitivas
Simplifica el acceso al conocimiento para los empleados y asegura que todos tengan el mismo nivel de información. Esto puede facilitarse mediante tutoriales, instrucciones y políticas de la empresa accesibles universalmente. Los videos instructivos, que son más atractivos que los textos, podrían ser una solución ideal.
Definiendo Expectativas
La productividad del empleado en un modelo de trabajo distribuido depende en gran medida de una comprensión clara de las pautas de las tareas. Por lo tanto, es esencial definir claramente los términos, marcos y expectativas. Cuanto más precisas sean tus definiciones, menos ambigüedad y tiempo perdido en especulaciones.
Retroalimentación Efectiva
Crea directrices para informar errores y resolver problemas de manera efectiva. Nuevamente, mediante procedimientos accesibles universalmente que permitan a cada miembro del equipo identificar problemas y abordarlos de forma independiente.
Integrando Tecnología en Tu Estrategia de Fuerza de Trabajo Distribuida
¿Tienes uno o más empleados trabajando en diferentes ubicaciones físicas? Si es así, el término “fuerza de trabajo distribuida” se aplica a ti. Ahora, necesitas las herramientas adecuadas para gestionarlo correctamente. Una solución HCM impulsada por IA intuitiva que optimiza la gestión de tu fuerza laboral.
Características clave a buscar:
Gestión de la Fuerza Laboral Mejorada, Específicamente para Equipos Distribuidos
Programación automatizada, gestión de ausencias y equilibrio de turnos para asegurar que tu empresa mantenga una productividad óptima en todas las ubicaciones remotas.
Impulsando la Productividad y el Compromiso de los Empleados
Experiencias móviles que mejoran el compromiso de los empleados. Con características como el intercambio de turnos, programación dinámica y una red social para reconocer hitos de carrera, para apoyar una cultura empresarial fuerte e integrar sin problemas a los miembros del equipo remoto.
Optimizando el Reclutamiento y la Incorporación
Automatización del reclutamiento, algoritmos de coincidencia de habilidades y sistemas de gestión de aprendizaje automatizados (LMS), pueden ayudar a asegurar que tus nuevos empleados remotos se integren rápidamente con el resto del equipo distribuido y alcancen altos niveles de productividad.
Asegurando una Comunicación y Colaboración Efectivas
Una plataforma que facilita una comunicación clara y efectiva entre los miembros de tu equipo disperso a través de chats corporativos seguros y comunicaciones, incluyendo opciones para mensajes uno a uno y en grupo. Te ayuda a organizar reuniones regulares de equipo y mantener relaciones de trabajo fuertes, que son cruciales en una fuerza de trabajo dispersa.
Aprovechando Análisis de RRHH Avanzados para Construir un Equipo Distribuido Fuerte
Mantente al día con todo lo que sucede en tu empresa. Paneles dinámicos, análisis en tiempo real y características de geolocalización permiten a los gerentes obtener fácil y rápidamente información sobre los datos.
Apoyando Entornos de Trabajo Flexibles
Características de programación que apoyan horas de trabajo flexibles y modelos de trabajo híbridos.
La Tecnología Moderna y IA
La plataforma que elijas debe tener las últimas tecnologías, proporcionar una experiencia de empleado móvil primero e incorporar múltiples IA para facilitar una gestión efectiva de la fuerza de trabajo dispersa y automatizar tareas rutinarias. Desde gestionar horarios de proyectos con empleados en múltiples zonas horarias hasta asegurar la productividad y el compromiso de los empleados.
Las soluciones modernas de gestión de la fuerza laboral no solo permiten a las empresas gestionar proyectos y tareas en equipos distribuidos, sino también ayudar en la construcción y mantenimiento de lazos fuertes y cultura empresarial de forma remota. Integrar tales herramientas en las operaciones diarias es clave para una gestión efectiva y maximizar el potencial de una fuerza de trabajo dispersa.
No dejes que el espacio físico de la oficina te limite, y construye una fuerza de trabajo remota y distribuida fuerte. Con el enfoque de gestión correcto y la tecnología, tú también puedes gestionar una fuerza de trabajo distribuida con facilidad y confianza.
Jason Radisson, CEO de Movo
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¿Necesitamos trabajar en una oficina para hacer nuestro trabajo? Esta es una pregunta que los trabajadores se han estado haciendo desde la década de 1970. El coworking, espacios compartidos, horarios flexibles: estas no son invenciones de los últimos años, aunque la pandemia de COVID-19 ciertamente sacudió significativamente la organización del trabajo. Muchas organizaciones, que claramente podían, cambiaron rápidamente al trabajo remoto y, incluso ahora, en tiempos pospandemia, continúan implementando este concepto de trabajo. Pero, ¿qué implica exactamente este concepto?
Un trabajo distribuido se refiere a empleados que trabajan juntos desde diferentes ubicaciones físicas: desde sus casas, espacios de coworking, oficinas satélite, diferentes ciudades o incluso países, en lugar de desde un único espacio de oficina.
Según Ernst & Young, el trabajo remoto se centra en el individuo, mientras que el trabajo distribuido abarca toda la organización y toma en cuenta la singularidad funcional y geográfica de cada empleado en el contexto de los objetivos comerciales más amplios de la empresa. De esta manera, una compañía puede reducir o eliminar costos de bienes raíces, emplear y utilizar talentos a nivel mundial, sin luchar con la necesidad de completar papeleo de inmigración. Los empleados pueden vivir y trabajar donde quieran, gestionando mejor su tiempo y manteniendo más fácilmente un equilibrio entre el trabajo y la vida privada.
Chris Marsh, director de investigación en el grupo de investigación tecnológica 451 Research de S&P Global Market Intelligence, describe el trabajo distribuido como una forma de “agilidad operacional”. Esto se puede definir como la necesidad de una mejor respuesta a los cambios del mercado, los requisitos emergentes de los clientes y nuevas amenazas competitivas.
El trabajo distribuido es una solución que puede servir como un modelo transicional práctico para cualquier empresa. Para las firmas cuyas operaciones se basan principalmente en el conocimiento en lugar de la producción, podría ser un modelo de organización de trabajo permanente.
Tipos de Modelos de Trabajo Distribuido
Los modelos de trabajo distribuido resultan exitosos en organizaciones de todos los tamaños, principalmente debido a los avances tecnológicos que facilitan la colaboración remota. Con una gama de opciones disponibles, las empresas tienen la flexibilidad de seleccionar entre varios modelos para adaptar sus estrategias de gestión de manera efectiva.
Trabajo Remoto
Este modelo permite a los miembros del equipo trabajar desde cualquier ubicación fuera de la oficina tradicional. Esto puede ser trabajar desde casa, un espacio de coworking o cualquier otro entorno propicio para la productividad. El trabajo remoto puede ser a tiempo completo, parcial o según sea necesario.
Trabajo Híbrido
El modelo de trabajo híbrido es una combinación de trabajo remoto y en sitio. Los empleados pueden venir a la oficina principal de la empresa en días especificados de la semana y trabajar de forma remota en otros. Este modelo ofrece un equilibrio, permitiendo una colaboración efectiva mientras se mantiene la flexibilidad.
Equipos Completamente Distribuidos
En este modelo, no hay un entorno de oficina tradicional, y todos los empleados trabajan de forma remota. La comunicación y la colaboración son completamente por medios digitales. Esta configuración permite a las empresas contratar talento de cualquier parte del mundo sin restricciones geográficas.
Trabajo Freelance y por Contrato
Muchas organizaciones confían en freelancers o contratistas que pueden trabajar de forma remota o en sitio para proyectos específicos o períodos. Este modelo permite a las empresas escalar su fuerza laboral hacia arriba o hacia abajo según sea necesario, sin los compromisos asociados con contratos de empleo a tiempo completo.
Modelo Hub-and-Spoke
Algunas empresas utilizan un modelo de oficina central y sucursales, donde hay una oficina central (“hub”) y varias ubicaciones o equipos remotos (“spoke”). Este modelo puede facilitar la presencia en el mercado regional y permitir una mezcla de entornos de trabajo remoto y en sitio.
Equipos Globales
Similar a los equipos completamente distribuidos, los equipos globales están esparcidos por diferentes países y zonas horarias. Este modelo se enfoca en aprovechar un grupo de talento global. Requiere la implementación de herramientas de comunicación confiables y estrategias de gestión para manejar diferencias culturales y de tiempo.
Vale la pena mencionar dos soluciones más que muchas empresas están adoptando actualmente: horas flexibles y trabajo bajo demanda. Aunque no están estrictamente vinculadas a la ubicación, las horas de trabajo flexibles complementan frecuentemente los modelos de trabajo remoto. Este enfoque permite a los empleados establecer sus horarios de trabajo, dentro de límites o directrices especificados, ofreciendo la flexibilidad para adaptarse a múltiples zonas horarias y horarios personales.
Por otro lado, el modelo de trabajo bajo demanda es prevalente en la economía gig, donde las tareas se completan según sea necesario, a menudo facilitado por plataformas digitales que conectan a freelancers con tareas o proyectos a corto plazo.
La Diferencia Entre el Trabajo Remoto y una Fuerza de Trabajo Distribuida
“Trabajo remoto” y “fuerza de trabajo distribuida” se usan frecuentemente de manera intercambiable, como si significaran lo mismo. Sin embargo, describen diferentes enfoques organizacionales y modelos operativos.
El trabajo remoto permite a los empleados completar sus tareas desde fuera del entorno físico convencional de la oficina. Esto podría ser desde cualquier ubicación que sea segura y en horarios que sean flexibles para ellos.
En contraste, una fuerza de trabajo distribuida implica una reestructuración significativa de cómo se organiza y opera una empresa, dirigida a funcionar de manera eficiente en múltiples ubicaciones. Esta estrategia aprovecha un grupo de talento más amplio y mejora la productividad al abarcar diferentes zonas horarias y situarse más cerca de los clientes internacionales. Siendo una parte central de la cultura y los métodos operativos de la empresa, una fuerza de trabajo distribuida exige un compromiso organizacional más profundo. Esto asegura que todos los empleados, sin importar su ubicación, puedan trabajar de manera productiva y efectiva.
Beneficios de Adoptar un Modelo de Fuerza de Trabajo Distribuida
Adoptar un modelo de fuerza de trabajo distribuida ofrece numerosos beneficios tanto para la empresa como para sus empleados. Vamos a delinearlos:
Beneficios para la Empresa
Acceso a un Grupo de Talento Global
Sin estar confinadas a una ubicación geográfica y física específica, las empresas pueden reclutar los mejores talentos de todo el mundo. Tal diversidad potencia la innovación y creatividad del equipo. Proporciona perspectivas frescas, habilitando nuevas formas de abordar problemas.
Ahorro de Costos
Eliminar la necesidad de espacios físicos de oficina ahorra en alquiler, servicios públicos, mantenimiento y las enormes cantidades de suministros y equipos de oficina.
Flexibilidad Operativa
Con empleados distribuidos a través de varias zonas horarias, las empresas pueden operar más allá del día laboral tradicional, acelerar la finalización de proyectos y ofrecer soporte al cliente las 24 horas con facilidad.
Resiliencia a las Fluctuaciones del Mercado
En un modelo de fuerza de trabajo distribuida, las interrupciones locales, como desastres naturales, huelgas o inestabilidad política, solo causan contratiempos temporales en ubicaciones específicas en lugar de detener toda la empresa.
Beneficios para los Empleados (e indirectamente para la empresa)
Aumento de la Productividad
Considera el aumento de productividad cuando se está libre de distracciones de la oficina, como una máquina de café ruidosa o un colega mascando chicle ruidosamente al lado tuyo. En sus entornos personalizados, los miembros del equipo distribuido pueden concentrarse mejor y trabajar más eficientemente que en una oficina abarrotada y ruidosa.
Aumento de la Satisfacción y Retención de Empleados
Los horarios de trabajo flexibles y la libertad de trabajar desde cualquier lugar suenan muy atractivos. Los empleados valoran la confianza y autonomía y aprecian la facilidad de equilibrar el trabajo y la vida personal, lo que lleva a tasas de retención más altas.
Atractivo para los Mejores Talentos
Cada profesional busca su empresa ideal, una que ofrezca flexibilidad. El modelo de trabajo distribuido sirve como una ventaja significativa en el mercado laboral competitivo y fortalece la marca del empleador.
♻️ Beneficios para el Medio Ambiente
También hay un pequeño bono adicional a este modelo: los beneficios ambientales.
Reducir los desplazamientos, disminuir la demanda de espacio de oficina, reduciendo así las emisiones de carbono y el consumo de energía, son aspectos especialmente valorados por las generaciones más jóvenes de empleados comprometidos que favorecen a las empresas activas ambientalmente. Sin embargo, para evitar acusaciones de lavado de imagen verde, una empresa debería integrar políticas apropiadas en su cultura desde el principio, en la etapa de diseñar su estrategia de fuerza de trabajo distribuida. Al proporcionar apoyo y liderazgo apropiado a los empleados, puede lograr genuinamente sus objetivos de sostenibilidad.
Desafíos de Gestionar una Fuerza de Trabajo Distribuida
La transición de un entorno de oficina tradicional a una fuerza de trabajo geográficamente distribuida presenta serios desafíos para las empresas, que van desde la necesidad de crear una cultura empresarial cohesiva en varias ubicaciones hasta asegurar datos sensibles en el contexto del trabajo remoto. Echemos un vistazo más de cerca.
Consideraciones Clave para Implementar una Fuerza de Trabajo Distribuida
Comenzando con lo básico, construir una cultura empresarial fuerte es desafiante cuando los empleados no comparten experiencias comunes en la misma ubicación física, lo que dificulta que sientan un sentido de pertenencia y unidad. Estos problemas no pueden ser simplemente pasados por alto. Lo que puede apoyar la integración son reuniones regulares de equipo a través de videoconferencias, diversas formas de actividades remotas (por ejemplo, juegos o pausas para café virtuales en lugar de una visita conjunta a la cafetería local) y comunicación transparente.
La comunicación efectiva es otro aspecto clave. La falta de interacción directa, cara a cara, y la dependencia en herramientas de comunicación digitales, como aplicaciones de mensajería y correos electrónicos, pueden llevar a malentendidos. Depende de los gerentes asegurar una comunicación de alta calidad, por ejemplo, requiriendo que los empleados enciendan sus cámaras durante las reuniones. Como humanos, nos gusta vernos; nos hace sentir más seguros, ya que el lenguaje corporal y el tono de voz facilitan el vínculo.
Gestionar una fuerza de trabajo distribuida también significa ajustar las operaciones del equipo a horarios flexibles y múltiples zonas horarias, complicando la planificación y la colaboración en tiempo real. Aquí es donde las herramientas para el trabajo asincrónico son útiles, como aplicaciones de gestión de proyectos, así como programar chequeos regulares para todo el equipo en el calendario de la empresa. De esta manera, los empleados distribuidos, sin importar su ubicación, tendrán la oportunidad de participar activamente en la vida de la empresa y trabajar hacia sus objetivos.
Lo que a menudo disuade a las empresas de usar un modelo de fuerza de trabajo distribuida es el nivel de complejidad administrativa. Diferentes ubicaciones y países significan diferentes jurisdicciones y regulaciones legales. Navegar a través de un mar de documentos no es una tarea fácil. Las grandes corporaciones frecuentemente recurren a soluciones que incluyen establecer oficinas satélite o contratar socios locales. Esto facilita la gestión del cumplimiento y el cumplimiento de obligaciones legales hacia los empleados remotos.
Asegurando los Datos de Tu Fuerza de Trabajo Distribuida
El trabajo remoto presenta la tentación de trabajar desde espacios públicos, como cafeterías, parques o incluso autobuses. Esto introduce un riesgo significativo para la seguridad de los datos. A menudo sin saberlo, los empleados acceden a activos corporativos a través de redes inseguras.
Para contrarrestar estas amenazas, las empresas deben implementar medidas de seguridad robustas adaptadas a entornos de trabajo distribuidos. Esto implica el uso de Redes Privadas Virtuales (VPNs), autenticación multifactor (MFA) y canales de comunicación encriptados para asegurar la confidencialidad de los datos. Una prioridad máxima es la educación continua de los empleados remotos sobre las mejores prácticas en ciberseguridad y los riesgos de seguridad potenciales asociados con el uso de redes Wi-Fi públicas. Enfatizamos la educación continua porque las amenazas están constantemente evolucionando, a menudo ayudadas por la tecnología moderna (por ejemplo, la tecnología deepfake).
La forma más efectiva de minimizar el riesgo de pérdida de datos es a través de herramientas que permiten compartir archivos de forma segura, trabajo colaborativo en proyectos y gestión de tareas sin comprometer la integridad de los datos sensibles de la empresa. Realizar auditorías de seguridad regulares y actualizaciones a la infraestructura de TI de la empresa también fortalecerá la protección contra amenazas.
Mejores Prácticas para Gestionar una Fuerza de Trabajo Distribuida
Adoptar estas mejores prácticas en la gestión de una fuerza de trabajo distribuida ayuda a las empresas a maximizar los beneficios del trabajo remoto y geográficamente disperso. La supervivencia de una empresa en un modelo distribuido depende de cuán fuerte y bien organizado sea su liderazgo. Recuerda que:
✔️ Siempre comienza desde arriba. La alta dirección debe estar completamente comprometida.
✔️ La vida de la empresa se desarrolla en línea. En una red segura donde todos tienen derecho a expresar sus opiniones y disfrutar de sus derechos laborales.
✔️ Sin visión y cultura organizacional, nada tendrá éxito. Las acciones de cada ubicación deben estar alineadas con la visión de la empresa.
✔️ Debes actuar de manera inclusiva. Graba las reuniones para aquellos que estén ausentes, crea transcripciones de grabaciones para revisión.
✔️ Organizar la vida de la empresa más allá del mundo en línea es clave para construir lazos duraderos. Integra al equipo en persona siempre que sea posible.
Estrategias para Liderar un Equipo Distribuido
Liderar un equipo distribuido, con miembros trabajando desde varias ubicaciones físicas, requiere un enfoque proactivo para asegurar una comunicación efectiva, colaboración y una cultura de trabajo remoto de apoyo.
Para los gerentes, a menudo el enlace principal entre un empleado y la empresa, mantener una comunicación regular con el equipo debería ser una prioridad. Su rol se extiende más allá de monitorear el progreso y evaluar el trabajo para proporcionar apoyo y ofrecer orientación constructiva. Los empleados que carecen de contacto regular pueden sentirse excluidos del equipo remoto y volverse menos productivos.
Herramientas para la Transición a un Modelo de Trabajo Distribuido
La transición a un modelo de trabajo distribuido implica aprovechar la tecnología moderna para facilitar la comunicación y colaboración entre trabajadores remotos. Las herramientas de gestión de proyectos, aplicaciones de comunicación y herramientas de comunicación digital ayudarán en la coordinación de tareas y mantenimiento del flujo de trabajo a través de diferentes ubicaciones y zonas horarias. Además de apoyar la comunicación, también ayudan a proteger datos sensibles de la empresa, abordando los riesgos de seguridad potenciales asociados con el trabajo remoto y distribuido.
Las herramientas adecuadas pueden tener un impacto significativo en cómo los empleados dispersos se comprometen con su trabajo e interactúan entre sí, promoviendo un ambiente de trabajo cohesivo independientemente de la ubicación física.
Manteniendo la Conexión Entre Empleados de Oficina y Remotos en Empresas Distribuidas
Crear una cultura empresarial unificada en un ambiente de trabajo distribuido requiere estrategias intencionales para mantener lazos entre trabajadores de oficina y remotos. Esto se puede lograr asegurando que ambos grupos tengan acceso igual a la información (por ejemplo, a través de una base de conocimientos de la empresa) y oportunidades de colaboración. Organizar actividades de construcción de equipo virtuales puede fomentar un sentido de pertenencia y alentar el desarrollo de relaciones de trabajo fuertes entre todos los empleados. Además, intentar reconocer y celebrar públicamente los logros de los trabajadores remotos puede mejorar el compromiso de los empleados y reforzar su valor para el equipo.
Organizando Reuniones con Trabajadores Remotos en Múltiples Ubicaciones y Zonas Horarias
Organizar reuniones con trabajadores remotos en múltiples ubicaciones y zonas horarias presenta desafíos, pero no es imposible. Una planificación cuidados a y el uso de herramientas digitales, tales como:
- Calendarios para programar tiempos convenientes para empleados en diferentes zonas horarias;
- Plataformas de videoconferencia y comunicadores para reuniones virtuales;
- Chats corporativos seguros y mensajería instantánea para intercambio rápido de información.
- Asegurar que las reuniones tengan una agenda establecida puede ayudar a gestionar la atención de los participantes y hacer las reuniones más productivas.
¿Qué más puede ayudarte a organizar efectivamente tareas para trabajadores distribuidos?
Comunicando Decisiones Importantes en Todas las Ubicaciones Geográficas
Incluye en tu plan de incorporación de nuevos empleados que cada decisión en la empresa debe ser comunicada. Ya sea a través de una publicación en una base de datos compartida o sistema de gestión de contenido, o un mensaje en un canal de comunicación seleccionado. Los retrasos causados por miembros del equipo trabajando con información desactualizada pueden costar al equipo mucho más tiempo que compartir información proactivamente.
Si tu empresa emplea equipos remotos, no solo individuos, recuerda enfocarte en construir una cultura de “Nosotros”. Evita dejar que los equipos compitan por soluciones y procedimientos. ¡Están destinados a trabajar juntos! Solo esto permitirá que tu revolución de trabajo remoto tenga éxito.
Minimizando Barreras Cognitivas
Simplifica el acceso al conocimiento para los empleados y asegura que todos tengan el mismo nivel de información. Esto puede facilitarse mediante tutoriales, instrucciones y políticas de la empresa accesibles universalmente. Los videos instructivos, que son más atractivos que los textos, podrían ser una solución ideal.
Definiendo Expectativas
La productividad del empleado en un modelo de trabajo distribuido depende en gran medida de una comprensión clara de las pautas de las tareas. Por lo tanto, es esencial definir claramente los términos, marcos y expectativas. Cuanto más precisas sean tus definiciones, menos ambigüedad y tiempo perdido en especulaciones.
Retroalimentación Efectiva
Crea directrices para informar errores y resolver problemas de manera efectiva. Nuevamente, mediante procedimientos accesibles universalmente que permitan a cada miembro del equipo identificar problemas y abordarlos de forma independiente.
Integrando Tecnología en Tu Estrategia de Fuerza de Trabajo Distribuida
¿Tienes uno o más empleados trabajando en diferentes ubicaciones físicas? Si es así, el término “fuerza de trabajo distribuida” se aplica a ti. Ahora, necesitas las herramientas adecuadas para gestionarlo correctamente. Una solución HCM impulsada por IA intuitiva que optimiza la gestión de tu fuerza laboral.
Características clave a buscar:
Gestión de la Fuerza Laboral Mejorada, Específicamente para Equipos Distribuidos
Programación automatizada, gestión de ausencias y equilibrio de turnos para asegurar que tu empresa mantenga una productividad óptima en todas las ubicaciones remotas.
Impulsando la Productividad y el Compromiso de los Empleados
Experiencias móviles que mejoran el compromiso de los empleados. Con características como el intercambio de turnos, programación dinámica y una red social para reconocer hitos de carrera, para apoyar una cultura empresarial fuerte e integrar sin problemas a los miembros del equipo remoto.
Optimizando el Reclutamiento y la Incorporación
Automatización del reclutamiento, algoritmos de coincidencia de habilidades y sistemas de gestión de aprendizaje automatizados (LMS), pueden ayudar a asegurar que tus nuevos empleados remotos se integren rápidamente con el resto del equipo distribuido y alcancen altos niveles de productividad.
Asegurando una Comunicación y Colaboración Efectivas
Una plataforma que facilita una comunicación clara y efectiva entre los miembros de tu equipo disperso a través de chats corporativos seguros y comunicaciones, incluyendo opciones para mensajes uno a uno y en grupo. Te ayuda a organizar reuniones regulares de equipo y mantener relaciones de trabajo fuertes, que son cruciales en una fuerza de trabajo dispersa.
Aprovechando Análisis de RRHH Avanzados para Construir un Equipo Distribuido Fuerte
Mantente al día con todo lo que sucede en tu empresa. Paneles dinámicos, análisis en tiempo real y características de geolocalización permiten a los gerentes obtener fácil y rápidamente información sobre los datos.
Apoyando Entornos de Trabajo Flexibles
Características de programación que apoyan horas de trabajo flexibles y modelos de trabajo híbridos.
La Tecnología Moderna y IA
La plataforma que elijas debe tener las últimas tecnologías, proporcionar una experiencia de empleado móvil primero e incorporar múltiples IA para facilitar una gestión efectiva de la fuerza de trabajo dispersa y automatizar tareas rutinarias. Desde gestionar horarios de proyectos con empleados en múltiples zonas horarias hasta asegurar la productividad y el compromiso de los empleados.
Las soluciones modernas de gestión de la fuerza laboral no solo permiten a las empresas gestionar proyectos y tareas en equipos distribuidos, sino también ayudar en la construcción y mantenimiento de lazos fuertes y cultura empresarial de forma remota. Integrar tales herramientas en las operaciones diarias es clave para una gestión efectiva y maximizar el potencial de una fuerza de trabajo dispersa.
No dejes que el espacio físico de la oficina te limite, y construye una fuerza de trabajo remota y distribuida fuerte. Con el enfoque de gestión correcto y la tecnología, tú también puedes gestionar una fuerza de trabajo distribuida con facilidad y confianza.
Jason Radisson, CEO de Movo