La tecnología adecuada para la gestión del ciclo de vida de nuestra fuerza de trabajo es la base imprescindible para poder implementar una estrategia sostenible y exitosa de digitalización de los recursos humanos a largo plazo. En un entorno cada vez más cambiante, esta base tecnológica debe sustentar el resto de iniciativas, permitiéndolas sobrevivir mas alládel corto o medio plazo.

 

Cuando pensamos en digitalización dentro del ámbito de los recursos humanos rápidamente nos vienen a la cabeza temas como “employer branding”, “candidate experience, “millenials”, “gamificación”, “social media”y por supuesto, todo lo que estárelacionado con el análisis de datos como “people analytics”, “big data”que tan de moda estáen los últimos años. Podéis hacer la prueba realizando una simple búsqueda en Google con los términos recursos humanos y digitalización o gestión de talento y digitalización.

El futuro de la digitalizacion de RRHH se base principalmente en disponer de la flexibilidad y agilidad adecuada para que podamos adaptarnos a las futuras necesidades en la gestión del ciclo de vida de la fuerza de trabajo, en esencia, reclutar, retener y desarrollar el talento, y no solo interno, de nuestros empleados, también de todo aquel talento externo a la compañía que pueda formar parte de nuestra fuerza de trabajo en algún momento, concretamente estoy pensando en terceras partes con las que colaboramos como pueden ser consultores, freelance y porque no también jubilados y antiguos empleados de la compañía. También nuevos modelos de trabajo están apareciendo constantemente y adaptarnos a ellos lo antes posible puede suponer una fortaleza a la hora de atraer el mejor talento a nuestras compañías.

En muchos casos, hemos creado complejos sistemas, ya sea adaptando software existente o generando nuestros propios aplicativos para gestionar este ciclo de vida. Sistemas que son poco agiles y flexibles, difíciles de mantener y sobre todo de adaptar a las nuevas necesidades. Todavía queda mucho sistema legacy o inhouse dentro de nuestras compañías.

En otros casos simplemente hemos creado un complejo ecosistema de herramientas que, aunque posicionadas de manera individual en la vanguardia de su sector, la falta de integración entre las mismas provoca un elevado impacto en la eficiencia desde un punto de vista general, además de muchos otros daños colaterales como baja calidad de los datos, imposibilidad de cruzar datos entre sistemas o de hacerlos fluir de un sistema a otro.

En casos extremos, hemos creado complejas arquitecturas en un intento de integrar y enlazar estos sistemas. El departamento de recursos humanos que no estéutilizando, por ejemplo, al menos un sistema de software interno, para la gestión de nómina o gestión horaria, un sistema en la nube, para la gestión del reclutamiento o para la gestión del desarrollo, un par de sistemas de proveedores externos, para la gestión de beneficios o compensación, que tire la primera piedra.

Un ejemplo de la complejidad e ineficiencia a la que nos enfrentamos puede ser este: un pequeño cambio en la política interna de asignación de material para una nueva contratación se pude convertir en una auténtica pesadilla, algo que funcionaba de maravilla tiene que ser cambiado y revisado, no en un solo sistema, sino en varios, con el coste que ello conlleva e impacto no deseado en la experiencia del empleado ya que el sistema puede estar no disponible durante días.

Las alternativas son pocas, tenemos la posibilidad de seguir manteniendo nuestros sistemas actuales generando más y más capas de complejidad hasta que nuestros preciosos relojes de cuco se conviertan en auténticas bombas de relojería imposibles de mantener.

O podemos optar por la simplificación a través de la adopción de servicios en la nube que nos permitan disponer de la agilidad y flexibilidad suficiente para adaptarnos a los nuevos retos.

Hoy en día tiene sentido gestionar la base del ciclo de vida de la fuerza de trabajo de manera integrada. En los últimos años, la evolución de la tecnología en la nube nos ha empezado a ofrecer la posibilidad de gestionar de manera integral nuestros procesos, en muchos casos la utilización de sistemas en la nube ha pasado a ser la norma, pero a pesar de esto solo un 39% de grandes compañías y un 49% de compañías de tamaño medio ha adoptado este tipo de tecnologías[1].

Un ejemplo que os puede ilustrar las ventajas de estos modelos en la nube proporcionan es el acuerdo entre AXA y Coursera[2]que permite a los empleados de AXA acceder al catálogo de formación de Coursera en áreas como ciencia de datos, gestión de proyectos y marketing digital entre otras.

Lo anterior no hubiera sido posible si AXA no dispusiera de un sistema global y centralizado de gestión de recursos humanos para sus más de cien mil empleados en 64 países. De manera que la integración de la nueva oferta de Coursera en el sistema de gestión del aprendizaje existente se realizóen un corto plazo de tiempo y de una manera eficiente.

No todas las entidades del grupo han adaptado la oferta de Coursera, pero eso es parte del valor añadido de estos sistemas en la nube, una vez adoptado el modelo base, con muy poco esfuerzo podemos implementar nuevos módulos y funcionalidades.

Como dijo Richard Buckminster Fuller “No intentes cambiar un sistema, construye uno nuevo que haga que el anterior se vuelva obsoleto”y si además la construcción de ese sistema la realiza un tercero, experto en tecnología, teniendo en cuenta las mejores prácticas del sector, capitalizando la experiencia de sus clientes, y ofreciéndonos la posibilidad de acelerar la adopción de mejores prácticas y de la innovación de nuestro sector, siempre que nos convenga, mejor que mejor.

Es cierto que a priori, los sistemas en la nube o SaaS (Software as a Service) nos pueden parecer más sencillos que los sistemas de los que disponemos en la actualidad y que no cubre el cien por cien de nuestras necesidades. Pero la simplificación es parte del camino para obtener la agilidad deseada y necesaria en un entorno de transformación continua.

Resumiendo, de nada sirve centrarnos en aquellas iniciativas que a priori nos pueden parecer más conectadas con el mundo digital, si no disponemos de una base suficientemente robusta, simple y ágil con la que sustentar la gestión del ciclo de vida de la fuerza de trabajo y con la que afrontar los retos del futuro. Principalmente porque, aunque podamos atisbar algunos de estos retos, a la velocidad de cambio actual no sabemos exactamente cuáles van a ser.

 

Jose Enrique Álvarez, 

MIEMBRO DE DCH HEAD OF HRIS PROGRAM & CHANGE 

GIE AXA 


[1]Sierra-Cedar 2016–2017 Survey HR White Paper, Sierra-Cedar / Stacey Harris and Erin Spencer, www.sierra-cedar.com/research/annual-survey/.

[2]https://www.axa.com/en/newsroom/news/coursera-new-online-platform-for-all-axa-employees