Un evento virtual es la reproducción de un evento físico con personas que, aunque no están físicamente en el mismo lugar, comparten un entorno 3D común.

Al igual que uno presencial, requiere preparación y dedicación para sacarlo adelante. Sin embargo, hay algunos aspectos que cambian al trasladar tu evento del plano físico al digital. Te contamos 8 claves para planificar tu evento virtual con éxito:

  1. Elige la plataforma más adecuada

Uno de los primeros pasos al organizar un evento presencial es escoger un lugar que se ajuste a tus necesidades. De igual manera, en uno virtual, debes elegir la plataforma donde se desarrollará el evento, como, por ejemplo, Virtway Events, de la que somos partners certificados.

  1. Diseña los escenarios. ¡No pongas límite a tu imaginación!

Una vez elegido el entorno 3D, debes escoger los escenarios. Para ello, te recomendamos que tengas en cuenta el tipo de actividad que se desarrollará (no es lo mismo una conferencia que una actividad colaborativa) y la cantidad de público que asistirá.

¡Y no te olvides de personalizarlos! En tu mundo 3D podrás crear rótulos para paredes, carteles colgantes, photocalls, pantallas de presentación, roll-ups, iPads… Deja la huella de tu marca en cada escenario.

  1. ¡Sácale el máximo partido a tu stand!

Los stands de un mundo virtual permiten diseños diferentes y un alto grado de personalización. Más allá de los colores y diseños, aprovecha para añadir los elementos que necesites. Cada imagen, puede servir para aportar información en formato texto, URL, imagen, audio… De esta manera, puedes aumentar el conocimiento de tu marca, dirigir tráfico de calidad a tu página web, recoger información a través de una encuesta online, etc.

  1. Desarrolla el contenido que utilizarás

En un evento virtual, aunque puedes olvidarte de mandar a producir físicamente los roll-ups, carteles, etc., debes poner el mismo empeño en su diseño. Deja listos tus carteles, roll-ups, vinilos, banderas, presentaciones, etc. con antelación para probar cómo quedan con tranquilidad en el entorno 3D y hacer los cambios necesarios.

  1. Prepara a los asistentes para exprimir al máximo las ventajas de la plataforma

Las plataformas en las que se desarrollan eventos virtuales son intuitivas, pero, aun así, te recomendamos que organices sesiones de formación para todos los implicados. De esta manera, disminuirás el riesgo de problemas técnicos y los asistentes disfrutarán más al estar familiarizados con la herramienta.

  1. Fomenta la interactividad.

En tu evento virtual, los asistentes tendrán la oportunidad de interactuar entre ellos y con los ponentes de diferentes formas (por chat, hablando, haciendo preguntas por voz, con asistentes virtuales, etc.). Infórmate sobre las posibilidades que existen y diseña las actividades y ponencias pensando en ellas para fomentar la interactividad.

  1. Añade actividades de networking

Uno de los puntos fuertes de un evento virtual es la posibilidad de hacer networking one-to-one o por grupos. Asegúrate de crear un espacio en el que los asistentes puedan hablar tranquilamente. También recuérdales que pueden solicitar los datos de contacto y su perfil profesional a otros usuarios para que hagan uso de esta función.

  1. Haz seguimiento de los asistentes

           – Antes del evento: controla los registros y envía recordatorios. Asegúrate de que entienden bien la instalación de la plataforma y cuentan con todo lo necesario (buena conexión a Internet, auriculares, etc.) para ello. Poco a poco, revisa los registros que recibe la plataforma y envía recordatorios a los que se hayan apuntado.

           – Después del evento: Recoge feedback y analiza resultados. Recoge feedback de los asistentes para ver los puntos fuertes y los de mejora. Este tipo de información puede ser clave de cara a eventos futuros.

¿Has tenido que cancelar un evento o simplemente estás interesado en los eventos virtuales? ¡Da el salto hacia lo virtual!

 

Más información: organizacion@orgdch.org