Cómo lograr que el cambio se mantenga: el papel de la preparación de las personas

Si bien las organizaciones se enfocan en la tecnología, los procesos y los cronogramas, la preparación de las personas es decir, si cada persona está lista, dispuesta y es capaz de cambiar es lo que resulta necesario para lograr un cambio organizacional exitoso.

La preparación de las personas suele malinterpretarse como algo que se mide por la asistencia a capacitaciones, un comunicado puntual, o la percepción de los líderes de que “las personas parecen estar listas” para el cambio. En realidad, la verdadera preparación de las personas refleja claridad sobre el cambio, disposición para participar, y el conocimiento y la capacidad para desempeñarse en las nuevas formas de trabajo.

En este artículo, abordamos por qué es importante la preparación de las personas, los componentes clave para desarrollarla, las consecuencias de una preparación de las personas deficiente y las mejores prácticas para implementarla.

¿Por qué es importante la preparación de las personas?

La preparación de las personas es fundamental para los equipos, porque el cambio organizacional solo tiene éxito cuando las personas eligen aceptar, adoptar y utilizar un cambio en su trabajo diario. Incluso las iniciativas de cambio bien diseñadas pueden fracasar si las personas no comprenden por qué el cambio es importante o no cuentan con las habilidades y el apoyo necesarios para implementarlo. En última instancia, la preparación de las personas garantiza que los colaboradores tengan el contexto, la información y la capacitación necesarios para navegar el cambio a nivel individual, impulsando así la adopción y el éxito a largo plazo.

Componentes clave de la preparación de las personas

Varios componentes clave pueden ayudar a tu organización a construir de manera efectiva la preparación de las personas, entre ellos:

Preparación organizacional

Cuando las organizaciones cuentan con objetivos y planes claros, la preparación de las personas mejora, porque las personas comparten una visión hacia la cual trabajar. El liderazgo desempeña un papel esencial en la preparación organizacional, actuando como los principales patrocinadores del cambio. Además de contar con objetivos claros y un patrocinio comprometido, las organizaciones aumentan su preparación cuando implementan la capacitación, los recursos y las estructuras adecuadas para facilitar la adopción.

Preparación individual (dispuesto, capaz y listo)

La preparación de las personas es más sólida cuando los individuos comprenden el cambio y su impacto, quieren participar, cuentan (o pueden desarrollar) las habilidades necesarias, y disponen de apoyo mientras adoptan nuevos comportamientos. El Modelo ADKAR® de Prosci aborda estos desafíos al equipar a los líderes con las estrategias y herramientas adecuadas, y a los individuos con la información, la motivación y la capacidad necesarias para navegar con éxito el cambio organizacional.

Impactos claros del cambio y preparación para el cambio

La preparación de las personas requiere claridad sobre quién se ve impactado y qué cambiará en su trabajo diario, con frecuencia a nivel de grupo o de rol. Los logros de una organización son el resultado del esfuerzo combinado de todas las personas que la integran. Es necesario delinear cómo un cambio impactará a los distintos grupos de manera diferenciada, para dar sentido a cómo se materializará el cambio en toda la organización, al mismo tiempo que se apoya a cada colaborador en su proceso de cambio personal.

Comunicación efectiva

Las organizaciones aumentan la preparación de las personas cuando generan comprensión sobre la necesidad del cambio, utilizando a los emisores adecuados y mensajes consistentes. Comunicar un porqué convincente conecta los puntos para todas las personas de la organización que sentirán los impactos de un cambio. Además, las investigaciones de Prosci en Mejores Prácticas en Gestión del Cambio muestran de manera consistente que las personas y los grupos tienen preferencias sobre quién quieren que les comunique la información durante el cambio: los ejecutivos para los impactos del cambio en el negocio, y los gerentes para los impactos relacionados con el trabajo diario.

Preparación de líderes y patrocinadores

Cuando los patrocinadores están bien preparados para cumplir su rol, la preparación de las personas mejora. La preparación de líderes y patrocinadores se refleja en la alineación a nivel de liderazgo, la disposición para responder preguntas, la eliminación rápida de obstáculos y el refuerzo del éxito mediante la celebración de los comportamientos ya cambiados.

Preparación de los gerentes (CLARC)

Los responsables de personas desempeñan un papel necesario y fundamental en la preparación de las personas. Cuando los responsables de personas están capacitados para comunicar, recopilar retroalimentación, defender el cambio, gestionar la resistencia y guiar a los colaboradores durante la transición, la preparación de las personas se acelera. Las investigaciones de Prosci muestran que los responsables de personas desempeñan cinco roles únicos e importantes durante los periodos de cambio, a los que nos referimos como CLARC: comunicador, enlace, defensor, gestor de resistencia y coach.

Capacitación + coaching para desarrollar la competencia

La competencia en un comportamiento modificado o en una nueva habilidad no es el resultado de un esfuerzo de capacitación puntual. La verdadera preparación de las personas se logra cuando las organizaciones ayudan a los individuos a desarrollar el conocimiento y la capacidad práctica para desempeñarse en el nuevo entorno. Combinar la capacitación con el coaching y la experiencia práctica ofrece esta experiencia completa.

Gestión de riesgos del lado humano del cambio

La preparación de las personas mejora cuando identificas los principales riesgos del lado humano del cambio, priorizas los riesgos que puedes influir y aplicas acciones de mitigación desde el principio. Un enfoque proactivo de gestión de riesgos permite al liderazgo abordar los posibles desafíos antes de que se materialicen. Si te anticipas al riesgo, puedes implementar estrategias de mitigación que minimicen las interrupciones, reduzcan la resistencia y faciliten la adopción de las iniciativas de cambio.

Consecuencias de una preparación de las personas deficiente

Una preparación de las personas deficiente genera una cadena de reacciones predecible: resistencia, brechas de preparación y un menor tiempo de generación de valor. En concreto, las consecuencias de una preparación de las personas deficiente se manifiestan como:

• Resistencia o soluciones alternativas – Cuando los colaboradores no se sienten seguros o capaces de desempeñarse con las nuevas formas de trabajo, se resisten y buscan alternativas, incluso si eso significa seguir procesos heredados y obsoletos.
• Baja utilización – Sin suficiente capacitación, desarrollo de habilidades y refuerzo, los nuevos sistemas y procesos suelen subutilizarse.
• Baja competencia – Cuando el desarrollo de habilidades resulta en baja competencia, los colaboradores son más propensos a cometer errores, generar retrabajo costoso y afectar significativamente a los clientes.
• Retrasos de costos – Las transformaciones ya son costosas de por sí, y una preparación de las personas deficiente que exige retrabajo, recapacitación o rediseño tras el lanzamiento aumenta aún más los costos.
• Desalineación de los gerentes – Cuando los gerentes transmiten mensajes distintos y contradictorios, esto genera una adopción desigual e inconsistencias en toda la organización.

Cuando el liderazgo no está preparado para anticipar y abordar estos problemas, la adopción y la competencia se retrasan, la materialización de beneficios se extiende en el tiempo, y la organización corre el riesgo de alcanzar solo parcialmente sus objetivos.

¿Cómo se relaciona la preparación de las personas con la gestión del cambio?

En última instancia, la preparación de las personas es el resultado que la gestión del cambio busca generar, lo que conduce a mayores tasas de adopción y uso. Mientras que la gestión del cambio se enfoca en permitir que las personas se involucren, adopten y apliquen un cambio, la preparación de las personas es una forma práctica de evaluar si las personas afectadas están preparadas para adoptarlo. La preparación de las personas se centra en los individuos y su disposición ante el cambio, mientras que la preparación para el cambio examina la preparación compartida de una organización para implementar el cambio.

Las investigaciones de Prosci muestran que más del 50% de los profesionales de la gestión del cambio evalúan la preparación a nivel organizacional, pero solo alrededor de 1 de cada 3 la evalúa a nivel individual, aun cuando la adopción ocurre persona por persona.

Preparación de las personas frente a preparación para el cambio

A continuación, se destacan las diferencias clave entre la preparación de las personas y la preparación para el cambio:

Cómo evaluar la preparación de las personas

Evaluar la preparación de las personas consiste en comprender si los individuos y grupos están preparados para adoptar y sostener un cambio. Ofrece un enfoque estructurado para identificar en qué punto se encuentran las personas y qué brechas podrían impedir una adopción exitosa del cambio. Una evaluación de preparación sólida te permite ir más allá de las suposiciones y enfocar tus esfuerzos de cambio donde tendrán el mayor impacto.

Los siguientes pasos pueden ayudarte a evaluar la preparación de las personas dentro de tu organización:

Paso 1: Establecer el contexto del proyecto

Comienza fundamentando tu evaluación en los detalles específicos del cambio. Aclara qué está cambiando y quién se verá impactado. Identifica los grupos de interesados clave, la naturaleza de la disrupción en sus roles, y cómo se ve el éxito desde el punto de vista del comportamiento y la adopción. Sin este contexto, las evaluaciones de preparación corren el riesgo de ser demasiado genéricas para impulsar acciones significativas.

Paso 2: Recopilar información sobre la preparación con los líderes del cambio y los responsables de personas

Involucra a los patrocinadores, líderes del cambio y, especialmente, a los responsables de personas, para comprender cómo están reaccionando los colaboradores. Utiliza entrevistas, grupos focales y sondeos rápidos para captar información sobre la consciencia, el sentimiento, las barreras percibidas y las prioridades en competencia. Los responsables de personas suelen estar más cerca de la fuente real de lo que viven los colaboradores.

Paso 3: Identificar patrones en los riesgos y desafíos del lado humano del cambio

Busca temas comunes en las áreas clave, incluyendo falta de consciencia, resistencia, brechas de conocimiento o falta de apoyo visible por parte del liderazgo. El objetivo es identificar los mayores riesgos para la adopción y el uso, de modo que puedas priorizarlos en consecuencia.

Paso 4: Usar el ADKAR® para estructurar lo aprendido

Relaciona los riesgos y desafíos del lado humano del cambio con el Modelo ADKAR® de Prosci —Consciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo— para identificar en qué punto del proceso de cambio individual se están produciendo los quiebres. Esto convierte las evaluaciones de preparación de las personas en planes de acción concretos, con intervenciones específicas para cada etapa.

Paso 5: Definir cómo se ve “lo suficientemente listo”

Establece criterios de preparación claros y pragmáticos. La preparación absoluta no es realista. En su lugar, define cómo se ve “lo suficientemente listo” para avanzar hacia los hitos clave, como el lanzamiento. Los criterios de preparación pueden incluir umbrales para los niveles de consciencia, las tasas de finalización de la capacitación y el porcentaje de usuarios con habilidad demostrada en roles críticos. Estos criterios generan alineación en el equipo para que el proyecto siga avanzando de manera razonable, en lugar de perseguir metas inalcanzables de preparación absoluta.

Estrategias para mejorar la preparación de las personas

Mejorar la preparación requiere acciones específicas y basadas en roles. Las estrategias clave para mejorar la preparación de las personas, basadas en las investigaciones y los enfoques de Prosci, incluyen:

• Habilitar a los patrocinadores – Asegúrate de que los patrocinadores sean activos y visibles, que lideren la construcción de una coalición de patrocinio y que comuniquen el porqué detrás del cambio.
• Equipar a los responsables de personas – Brinda a los responsables de personas las herramientas, los mensajes y la confianza para guiar a sus equipos a través del cambio, asegurando un impacto positivo en el proceso de cada individuo en cada etapa del Modelo ADKAR®.
• Ofrecer comunicación basada en roles y aprovechar a los emisores preferidos de los mensajes – Adapta los mensajes a lo que cada grupo necesita saber y por qué es importante para ellos.
• Desarrollar el Conocimiento y la Habilidad – Ofrece capacitación práctica y accesible, junto con oportunidades para practicar las nuevas habilidades.
• Prevenir y gestionar la resistencia – Identifica la resistencia de manera temprana e interactúa de forma directa y empática.
• Reforzar los cambios para una sostenibilidad a largo plazo – Genera Refuerzo mediante el reconocimiento, los ciclos de retroalimentación y la alineación del desempeño para consolidar el cambio a lo largo del tiempo.

Mejores prácticas para la preparación de las personas

Las siguientes mejores prácticas reflejan lo que impulsa de manera consistente una adopción exitosa, ayudando a las organizaciones a enfocarse en las acciones correctas en el momento adecuado.

• Definir la preparación de las personas – Articula con claridad la preparación como una combinación de estar informado (listo), motivado (dispuesto) y capacitado (capaz), de modo que los interesados compartan un entendimiento común de cómo se ve el éxito.
• Evaluar la preparación de manera temprana – Evalúala en cuanto el cambio esté definido, fundamentando tus esfuerzos en el contexto del proyecto y comprendiendo cómo se verán impactados los distintos grupos.
• Priorizar los mayores riesgos de preparación – Enfoca tus esfuerzos en las barreras más significativas para la adopción, en lugar de intentar abordar todos los problemas por igual, garantizando que los recursos se dirijan hacia donde más importan.
• Construir la preparación con planes de cambio integrados – Alinea las actividades de comunicación, capacitación, patrocinio y coaching en un plan cohesionado que impulse la preparación de manera conjunta.
• Aclarar los roles entre los responsables de personas, los patrocinadores y los profesionales de la gestión del cambio – Define y refuerza quién es responsable de impulsar la consciencia, la motivación y la capacidad, para que no haya ambigüedad sobre cómo se construye la preparación en toda la organización.
• Equipar a los responsables de personas para impulsar la preparación – Habilítalos para cumplir sus roles como comunicadores, enlaces, defensores, gestores de resistencia y coaches (CLARC) para influir en la preparación de cada miembro de su equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se mide la preparación de las personas?

La preparación de las personas se mide combinando indicadores cualitativos y cuantitativos que reflejan el progreso de los individuos a lo largo de su proceso de cambio. La Evaluación ADKAR, que se apoya en el Modelo ADKAR de Prosci, es una excelente herramienta de evaluación de preparación para recopilar datos de los colaboradores e identificar brechas en el proceso de cambio individual. Estos conocimientos permiten a los equipos de cambio desarrollar soluciones específicas que aborden las brechas y respalden las transiciones individuales, lo que en última instancia conduce a la implementación exitosa del cambio organizacional.

¿Quién es responsable de la preparación de las personas: el equipo del proyecto o los líderes?

La preparación de las personas es una responsabilidad compartida, pero la titularidad recae, en última instancia, en los líderes de negocio y los responsables de personas, no en el equipo del proyecto. Los profesionales de la gestión del cambio y los equipos de proyecto habilitan la preparación al proporcionar estructura, herramientas y orientación, pero son los líderes y gerentes quienes influyen directamente en si sus equipos están listos, dispuestos y son capaces de adoptar el cambio, a través de sus acciones, su comunicación y su refuerzo.

¿Cómo podemos mejorar la preparación de las personas rápidamente sin frenar el proyecto?

La forma más rápida de mejorar la preparación es enfocarse en las palancas de mayor impacto: un patrocinio activo y visible; equipar a los responsables de personas con mensajes y expectativas claras; y abordar primero las barreras de adopción más críticas. En lugar de agregar más actividades, prioriza acciones específicas para garantizar que los esfuerzos de cambio sean enfocados, prácticos y estén alineados con los hitos del proyecto, evitando trabajo paralelo o retrasos.

Consolidar el cambio a través de la preparación de las personas

Al evaluar de manera continua la preparación de las personas, abordar las brechas más críticas y equipar a los líderes y gerentes para apoyar a sus equipos, las organizaciones pueden mejorar significativamente la adopción y los resultados. Cuando las personas están verdaderamente listas, dispuestas y son capaces, el cambio no solo se vuelve posible, sino sostenible.

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Como tornar a mudança duradoura: o papel da prontidão das pessoas

Enquanto as organizações concentram-se em tecnologia, processos e cronogramas, a prontidão das pessoas — ou seja, se os indivíduos estão prontos, dispostos e capazes de mudar — é o que garante o sucesso da mudança organizacional. A prontidão das pessoas costuma ser mal interpretada como algo que se mede pela presença em treinamentos, por uma única ação de comunicação ou pela impressão dos líderes de que “as pessoas parecem estar prontas” para mudar. Na prática, a verdadeira prontidão das pessoas reflete clareza sobre a mudança, disposição para participar, e conhecimento e capacidade para atuar nas novas formas de trabalho.

Neste artigo, explicamos por que a prontidão das pessoas é importante, quais são seus componentes-chave, as consequências de uma prontidão insuficiente e as melhores práticas para implementá-la.

Por que a prontidão das pessoas é importante?

A prontidão das pessoas é essencial para as equipes porque a mudança organizacional só é bem-sucedida quando as pessoas escolhem aceitar, adotar e usar uma mudança no seu trabalho diário. Mesmo iniciativas de mudança bem planejadas podem falhar se as pessoas não entenderem por que a mudança é importante ou não tiverem as habilidades e o apoio necessários para implementá-la. No fim das contas, a prontidão das pessoas garante que os colaboradores tenham o contexto, as informações e o treinamento necessários para navegar pela mudança no nível individual, impulsionando a adoção e o sucesso a longo prazo.

Componentes-chave da prontidão das pessoas

Vários componentes-chave podem ajudar sua empresa a construir a prontidão das pessoas de forma eficaz, incluindo:

Preparação organizacional

Quando as organizações têm objetivos e planos claros, a prontidão das pessoas melhora, porque as pessoas passam a ter uma visão compartilhada para a qual trabalhar. A liderança desempenha um papel essencial na preparação organizacional, atuando como os principais patrocinadores da mudança. Além de objetivos claros e patrocínio comprometido, as organizações aumentam sua preparação quando disponibilizam o treinamento, os recursos e as estruturas certas para viabilizar a adoção.

Preparação individual (prontas, dispostas e capazes)

A prontidão das pessoas é mais forte quando os indivíduos entendem a mudança e seu impacto, querem participar, têm (ou podem desenvolver) as habilidades necessárias e contam com apoio disponível ao adotar novos comportamentos. O Modelo ADKAR® da Prosci enfrenta esses desafios ao equipar os líderes com as estratégias e ferramentas certas, e os indivíduos com a informação, a motivação e a capacidade certas para navegar com sucesso pela mudança organizacional.

Clareza sobre os impactos da mudança e a prontidão para a mudança

A prontidão das pessoas exige clareza sobre quem é impactado e o que vai mudar no dia a dia de trabalho, frequentemente no nível de grupo ou de função. As conquistas de uma empresa são o resultado do esforço combinado de todos os seus indivíduos. É necessário delinear como uma mudança impactará os grupos de formas diferentes, para dar sentido a como a mudança se concretizará em toda a organização, ao mesmo tempo em que se apoia os colaboradores individualmente em suas jornadas pessoais de mudança.

Comunicação eficaz

As organizações aumentam a prontidão das pessoas quando constroem o entendimento sobre a necessidade da mudança, usando os emissores certos e mensagens consistentes. Comunicar um porquê convincente conecta os pontos para todos na organização que sentirão os impactos de uma mudança. Além disso, a pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci mostra consistentemente que pessoas e grupos têm preferências sobre quem querem ouvir durante a mudança: executivos para os impactos da mudança no negócio, e gestores para os impactos relacionados à mudança no trabalho diário.

Prontidão de líderes e patrocinadores

Quando os patrocinadores estão bem-preparados para cumprir seus papéis, a prontidão das pessoas melhora. A prontidão de líderes e patrocinadores se manifesta em alinhamento no nível de liderança, preparo para responder perguntas, remoção rápida de barreiras e reforço do sucesso por meio da celebração dos comportamentos alterados.

Prontidão dos gestores (CLARC)

Os gestores de pessoas desempenham um papel necessário e fundamental na prontidão das pessoas. Quando os gestores de pessoas estão equipados para comunicar, coletar feedback, defender a mudança, gerenciar a resistência e orientar os colaboradores durante a transição, a prontidão das pessoas se acelera. A pesquisa da Prosci mostra que os gestores de pessoas têm cinco papéis únicos e importantes a desempenhar em tempos de mudança, que chamamos de CLARC — Comunicador, Ligação, Advogado, Gestor de Resistência e Coach.

Treinamento e coaching para desenvolver a proficiência

A proficiência em um comportamento alterado ou em uma nova habilidade não é resultado de um esforço de treinamento único. A verdadeira prontidão das pessoas é alcançada quando as organizações ajudam os indivíduos a desenvolver o conhecimento e a capacidade prática para atuar no novo ambiente. Combinar treinamento com coaching e experiência prática proporciona essa experiência completa.

Gestão de riscos do lado humano

A prontidão das pessoas melhora quando você identifica os maiores riscos do lado humano, prioriza os principais riscos sobre os quais pode influenciar e implementa ações de mitigação com antecedência. Uma abordagem proativa de gestão de riscos permite que a liderança enfrente possíveis desafios antes que eles se materializem. Ao antecipar riscos, é possível implementar estratégias de mitigação que minimizam interrupções, reduzem a resistência e facilitam a adoção das iniciativas de mudança.

Consequências de uma prontidão das pessoas insuficiente

Uma prontidão das pessoas insuficiente gera uma reação em cadeia previsível de resistência, lacunas de prontidão e um tempo de geração de valor mais lento. Especificamente, as consequências de uma prontidão das pessoas insuficiente aparecem como:

• Resistência ou soluções alternativas – Quando os colaboradores não se sentem confiantes ou capazes de atuar nas novas formas de trabalho, eles resistem e buscam soluções alternativas, mesmo que isso signifique seguir processos legados desatualizados.
• Baixa utilização – Sem treinamento suficiente, desenvolvimento de habilidades e reforço, novos sistemas e processos costumam ser subutilizados.
• Baixa proficiência – Quando o desenvolvimento de habilidades resulta em baixa proficiência, os colaboradores ficam mais propensos a erros, retrabalho custoso e impactos significativos para os clientes.
• Atrasos com custos – As transformações já são custosas por si só, e uma prontidão das pessoas insuficiente que exige retrabalho, novo treinamento ou redesenho no momento do lançamento aumenta ainda mais os custos.
• Desalinhamento entre gestores – Quando os gestores transmitem mensagens diferentes e contraditórias, isso leva a uma adoção desigual e a inconsistências em toda a organização.

Quando a liderança não está equipada para antecipar e enfrentar essas questões, a adoção e a proficiência ficam atrasadas, a realização de benefícios se estende, e a organização corre o risco de alcançar apenas parcialmente seus objetivos.

Como a prontidão das pessoas se relaciona com a gestão da mudança?

No fim das contas, a prontidão das pessoas é o resultado que a gestão da mudança busca criar, levando a taxas mais altas de adoção e uso. Enquanto a gestão da mudança se concentra em capacitar as pessoas a se engajar, adotar e aplicar uma mudança, a prontidão das pessoas é uma forma prática de avaliar se as pessoas impactadas estão preparadas para adotá-la. A prontidão das pessoas foca nos indivíduos e em sua disposição para a mudança, enquanto a prontidão para a mudança examina a preparação compartilhada de uma organização para implementar a mudança.

A pesquisa da Prosci mostra que mais de 50% dos profissionais avaliam a prontidão no nível organizacional, mas apenas cerca de 1 em cada 3 avalia a prontidão no nível individual — ainda que a adoção aconteça uma pessoa por vez.

Prontidão das pessoas x prontidão para a mudança

Veja abaixo as principais diferenças entre prontidão das pessoas e prontidão para a mudança:

Como avaliar a prontidão das pessoas

Avaliar a prontidão das pessoas significa entender se os indivíduos e grupos estão preparados para adotar e sustentar uma mudança. Isso oferece uma abordagem estruturada para identificar onde as pessoas estão e quais lacunas podem impedir a adoção bem-sucedida da mudança. Uma avaliação de prontidão sólida permite que você vá além de suposições e direcione seus esforços de mudança para onde eles terão o maior impacto.

As etapas a seguir podem ajudar você a avaliar a prontidão das pessoas dentro da sua empresa:

Etapa 1: Estabeleça o contexto do projeto

Comece fundamentando sua avaliação nas especificidades da mudança. Esclareça o que está mudando e quem será impactado. Identifique os principais grupos de stakeholders, a natureza da disrupção em suas funções e como é o sucesso do ponto de vista comportamental e de adoção. Sem esse contexto, as avaliações de prontidão correm o risco de serem genéricas demais para gerar ações significativas.

Etapa 2: Reúna inteligência de prontidão junto a líderes de mudança e gestores de pessoas

Engaje patrocinadores, líderes de mudança e, especialmente, gestores de pessoas para entender como os colaboradores estão reagindo. Use entrevistas, grupos focais e pesquisas rápidas de pulso para capturar percepções sobre consciência, sentimento, barreiras percebidas e prioridades concorrentes. Os gestores de pessoas costumam estar mais próximos da fonte da verdade dos colaboradores.

Etapa 3: Identifique padrões nos riscos e desafios do lado humano

Procure temas comuns em áreas-chave, incluindo falta de consciência, resistência, lacunas de conhecimento ou falta de apoio visível da liderança. O objetivo é identificar os maiores riscos para a adoção e o uso, para que você possa priorizá-los adequadamente.

Etapa 4: Use o ADKAR para estruturar o que você aprendeu

Mapeie os riscos e desafios do lado humano em relação ao Modelo ADKAR da Prosci — Consciência (Awareness), Desejo (Desire), Conhecimento (Knowledge), Habilidade (Ability) e Reforço (Reinforcement) — para identificar em que ponto da jornada de mudança individual estão ocorrendo os problemas. Isso transforma avaliações de prontidão das pessoas em planos de ação com intervenções direcionadas para cada etapa.

Etapa 5: Defina como é “pronto o suficiente”

Estabeleça critérios de prontidão claros e pragmáticos. A prontidão absoluta é irrealista. Em vez disso, defina como é “pronto o suficiente” para avançar em marcos-chave, como o lançamento. Os critérios de prontidão podem incluir limites para níveis de consciência, taxas de conclusão de treinamento e um percentual de usuários com capacidade demonstrada em funções críticas. Esses critérios criam alinhamento na equipe para manter o projeto avançando de forma razoável, em vez de perseguir metas inatingíveis de prontidão absoluta.

Estratégias para melhorar a prontidão das pessoas

Melhorar a prontidão exige ações direcionadas e baseadas em funções. As principais estratégias para melhorar a prontidão das pessoas, com base na pesquisa e nas abordagens da Prosci, incluem:

• Capacitar os patrocinadores – Garanta que os patrocinadores sejam ativos e visíveis, assumam a liderança na construção de uma coalizão de patrocínio e comuniquem o porquê da mudança.
• Equipar os gestores de pessoas – Forneça aos gestores de pessoas as ferramentas, mensagens e confiança para conduzir suas equipes pela mudança, garantindo um impacto positivo na jornada de cada indivíduo em cada etapa do Modelo ADKAR.
• Entregar comunicação baseada em funções e aproveitar emissores preferidos de mensagens: Adapte as mensagens ao que cada grupo precisa saber e por que isso importa para eles.
• Desenvolver Conhecimento e Habilidade – Ofereça treinamento prático e acessível, além de oportunidades para praticar novas habilidades.
• Prevenir e gerenciar a resistência – Identifique a resistência precocemente e engaje-se de forma direta e empática.
• Reforçar as mudanças para uma sustentação de longo prazo – Construa o Reforço por meio de reconhecimento, ciclos de feedback e alinhamento de desempenho para consolidar a mudança ao longo do tempo.

Melhores práticas para a prontidão das pessoas

As melhores práticas a seguir refletem o que consistentemente impulsiona a adoção bem-sucedida, ajudando as organizações a focar nas ações certas no momento certo.

• Defina a prontidão das pessoas – Articule claramente a prontidão como uma combinação de estar informado (pronto), motivado (disposto) e capacitado (capaz), para que os stakeholders compartilhem um entendimento comum do que é o sucesso.
• Avalie a prontidão precocemente – Avalie-a logo que a mudança for definida, fundamentando seus esforços no contexto do projeto e entendendo como diferentes grupos serão impactados.
• Priorize os maiores riscos de prontidão – Concentre seus esforços nas barreiras mais significativas à adoção, em vez de tentar resolver todos os problemas igualmente, garantindo que os recursos sejam direcionados para onde mais importam.
• Construa a prontidão com planos de mudança integrados – Alinhe comunicação, treinamento, patrocínio e coaching em um plano coeso que avance a prontidão de forma conjunta.
• Esclareça os papéis entre gestores de pessoas, patrocinadores e profissionais de gestão da mudança – Defina e reforce quem é responsável por impulsionar consciência, motivação e capacidade, para que não haja ambiguidade sobre como a prontidão é construída em toda a organização.
• Equipe os gestores de pessoas para impulsionar a prontidão – Permita que eles cumpram seus papéis como comunicadores, elos de ligação, defensores, gestores de resistência e coaches (CLARC) para influenciar a prontidão de cada membro de sua equipe.

Perguntas frequentes

Como medir a prontidão das pessoas?

A prontidão das pessoas é medida combinando indicadores qualitativos e quantitativos que refletem o progresso dos indivíduos ao longo de sua jornada de mudança. A Avaliação ADKAR, que utiliza o Modelo ADKAR da Prosci, é uma excelente ferramenta de avaliação de prontidão para coletar dados dos colaboradores e identificar lacunas no processo de mudança individual. Essas percepções permitem que as equipes de mudança desenvolvam soluções direcionadas que abordam as lacunas e apoiam as transições individuais, levando, em última instância, à implementação bem-sucedida da mudança organizacional.

De quem é a responsabilidade pela prontidão das pessoas: da equipe do projeto ou dos líderes?

A prontidão das pessoas é uma responsabilidade compartilhada, mas a titularidade recai, em última instância, sobre os líderes de negócio e os gestores de pessoas, não sobre a equipe do projeto. Os profissionais de gestão da mudança e as equipes de projeto viabilizam a prontidão ao fornecer estrutura, ferramentas e orientação, mas são os líderes e gestores que influenciam diretamente se suas equipes estão prontas, dispostas e capazes de adotar a mudança, por meio de suas ações, comunicação e reforço.

Como podemos melhorar a prontidão das pessoas rapidamente sem atrasar o projeto?

A forma mais rápida de melhorar a prontidão é focar nas alavancas de maior impacto: patrocínio ativo e visível; equipar os gestores de pessoas com mensagens e expectativas claras; e enfrentar primeiro as barreiras de adoção mais críticas. Em vez de adicionar mais atividades, priorize ações direcionadas para garantir que os esforços de mudança sejam focados, práticos e alinhados aos marcos do projeto, evitando trabalho paralelo ou atrasos.

Consolidando a mudança por meio da prontidão das pessoas

Ao avaliar continuamente a prontidão das pessoas, abordar as lacunas mais críticas e equipar líderes e gestores para apoiar suas equipes, as organizações podem melhorar significativamente a adoção e os resultados. Quando as pessoas estão verdadeiramente prontas, dispostas e capazes, a mudança se torna não apenas possível, mas sustentável

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